GESETZ
-
Rechtlichen Grundlagen und Maßnahmen
E-Mails müssen archiviert werden. Und Instant Messages? Genauso,
denn Instant Messages gelten wie E-Mails als Handelsbriefe und
unterliegen damit denselben gesetzlichen Bestimmungen. Ein bisher
unbekanntes Risiko für Unternehmen. Denn kommen Unternehmen der
Archivierungspflicht nicht nach, drohen empfindliche Bußgelder
oder gar Haftstrafen.
Schnell und direkt, ohne lange Höflichkeitsfloskeln und Hörer in der Hand dem Geschäftspartner einen Auftrag bestätigen oder einen Preis mitteilen – mit diesen Vorteilen ersetzen Instant Messages nicht nur Brief und E-Mail, sondern oft auch das Telefon als Kommunikationsmedium. Der Vorteil: Nachrichten werden schnell, einfach und unkompliziert ausgetauscht. Gespeichert werden die kurzen Botschaften allerdings selten. Unternehmen sollten sich gründlich informieren, bevor sie Systeme wie Skype, MSN & Co installieren. Wir geben einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen und mit welchen Maßnahmen Sie auf der sicheren Seite sind.
Technisch gesehen können Instant Messages Handelsbriefe sein
Gemäß HGB (Handelsgesetzbuch), AO (Abgabenordnung), GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) müssen Unternehmen geschäftsrelevante elektronische Nachrichten zwingend in elektronischer Form rechtskonform aufbewahren. „Seit 1. Januar 2007 ist gesetzlich klargestellt, dass dazu auch unverkörpert auf dem Bildschirm ankommende Nachrichten wie E-Mail oder BTX gehören, wenn sie vom Empfänger ausgedruckt werden können“, erklärt Rechtsanwalt Stefan Schicker. „Die Mitteilung muss sich dabei an einen konkreten Empfänger richten, die äußere Form ist irrelevant.“ Diese Definition trifft auf die gängigen Instant-Messaging- Systeme zu: Aufgrund der Logging-Funktionen hat der Empfänger von Instant Messages die Möglichkeit, die Nachricht auszudrucken. Technisch gesehen können diese Nachrichten also tatsächlich Handelsbriefe sein.
Auf den Inhalt kommt es an
Doch woher weiß ein Unternehmen, dass ein solches Schriftstück geschäftsrelevant und damit inhaltlich gesehen ein Handelsbrief ist? Dazu Stefan Schicker: „Handelsbriefe sind alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen – das heißt, wenn sie sich auf dessen Vorbereitung, Abschluss oder Rückgängigmachung beziehen.“
Schreiben wie Preisangaben, Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen sind Geschäftsbriefe. Dabei muss der Begriff Geschäftsbrief in der Praxis weit ausgelegt werden – ausgenommen sind lediglich Mitteilungen zwischen Niederlassungen mit Gesellschaftern.
Erfasst werden müssen auch Kommunikationen zwischen verbundenen Unternehmen und Schreiben an Arbeitnehmer. „Sofern diese Vorraussetzungen erfüllt sind“, so Schicker, „kann auch eine Instant Message als rechtlich relevante Nachricht eingestuft werden, auf die sich die Archivierungspflicht erstreckt.“
Was bedeutet das für Unternehmen?
Bei der Definition von Handelsbriefen kommt es demnach nicht auf die Form an, sondern auf den Inhalt. Der Gesetzgeber hält sich bei der techschen Definition zurück und lässt den Anwendungsbereich dadurch auch für künftig relevante Kommunikationsformen offen. Sofern also via Instant Messaging Mitarbeiter steuerrechtlich relevante Inhalte verschicken, gilt die Archivierungspflicht. Stefan Schicker: „Es gibt dazu zwar noch keine höchstrichterliche Entscheidung, nachdem die Archivierung jedoch für viele Jahre vorgesehen ist, sollten Unternehmen kein Risiko eingehen.“
In der Praxis bedeutet das: Alle Dokumente müssen unverändert archiviert werden, mit geeigneten Retrieval-Techniken wieder auffindbar sein und in genau der gleichen Form, in der sie erfasst wurden, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Darüber hinaus muss das System dem Anwender die Möglichkeit geben, die gesetzlichen Bestimmungen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
Was droht Unternehmen, die dies versäumen?
Kommen Unternehmen den gesetzlichen Bestimmungen nicht nach, drohen Bußgelder oder sogar Haftstrafen. Letzteres ist in der Praxis bislang selten vorgekommen. Stefan Schicker: „Bei fehlender Archivierung kann es darüber hinaus zu Problemen bei der Steuererklärung kommen, Sofern die Unterlagen zum Nachweis einer ordnungsgemäßen Steuererklärung nicht ausreichen, weil wichtige Nachrichten nicht archiviert wurden, ist es denkbar, dass die Finanzbehörden den Steuerertrag schätzen. Auch sind manche Wirtschaftsprüfer nicht bereit, die Freigabe für eine Erklärung zu erteilen, wenn wichtige Unterlagen fehlen.“
Es besteht Handlungsbedarf
Bevor Unternehmen Skype, MSN und ähnliche Dienste installieren, sollten sie entscheiden, wie mit dem neuen Medium umgegangen wird. Nutzen Mitarbeiter das System auch EXTERN zum Beispiel für den Austausch mit Kunden, muss das Unternehmen diese Nachrichten aufbewahren. Dazu benötigt man ein Archivierungssystem, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und automatisch sämtliche Nachrichten speichert.
Bereits bei der Auswahl eines Instant-Messaging-Dienstes sollten Unternehmen daher auf Funktionen wie Archivierung, Filter und Scanning achten. Denn die Verantwortung für eine Fall-zu-Fall-Entscheidung, wann eine Nachricht geschäftsrelevant ist oder nicht, kann keinem Mitarbeiter übertragen werden.
Ohne diese Vorkehrungen bleiben zwei Alternativen:
Autor
SCHWARZ KELWING WICKE WESTPFAHL
Rechtsanwälte
Stefan C. Schicker, LL.M.
Rechtsanwalt, Solicitor (England and Wales)
stefan.schicker@skwlaw.de
Wittelsbacherplatz 1, 80333 München
Fon +49 (0)89 28640-232
http://www.skwlaw.de
Schnell und direkt, ohne lange Höflichkeitsfloskeln und Hörer in der Hand dem Geschäftspartner einen Auftrag bestätigen oder einen Preis mitteilen – mit diesen Vorteilen ersetzen Instant Messages nicht nur Brief und E-Mail, sondern oft auch das Telefon als Kommunikationsmedium. Der Vorteil: Nachrichten werden schnell, einfach und unkompliziert ausgetauscht. Gespeichert werden die kurzen Botschaften allerdings selten. Unternehmen sollten sich gründlich informieren, bevor sie Systeme wie Skype, MSN & Co installieren. Wir geben einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen und mit welchen Maßnahmen Sie auf der sicheren Seite sind.
Technisch gesehen können Instant Messages Handelsbriefe sein
Gemäß HGB (Handelsgesetzbuch), AO (Abgabenordnung), GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) müssen Unternehmen geschäftsrelevante elektronische Nachrichten zwingend in elektronischer Form rechtskonform aufbewahren. „Seit 1. Januar 2007 ist gesetzlich klargestellt, dass dazu auch unverkörpert auf dem Bildschirm ankommende Nachrichten wie E-Mail oder BTX gehören, wenn sie vom Empfänger ausgedruckt werden können“, erklärt Rechtsanwalt Stefan Schicker. „Die Mitteilung muss sich dabei an einen konkreten Empfänger richten, die äußere Form ist irrelevant.“ Diese Definition trifft auf die gängigen Instant-Messaging- Systeme zu: Aufgrund der Logging-Funktionen hat der Empfänger von Instant Messages die Möglichkeit, die Nachricht auszudrucken. Technisch gesehen können diese Nachrichten also tatsächlich Handelsbriefe sein.
Auf den Inhalt kommt es an
Doch woher weiß ein Unternehmen, dass ein solches Schriftstück geschäftsrelevant und damit inhaltlich gesehen ein Handelsbrief ist? Dazu Stefan Schicker: „Handelsbriefe sind alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen – das heißt, wenn sie sich auf dessen Vorbereitung, Abschluss oder Rückgängigmachung beziehen.“
Schreiben wie Preisangaben, Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen sind Geschäftsbriefe. Dabei muss der Begriff Geschäftsbrief in der Praxis weit ausgelegt werden – ausgenommen sind lediglich Mitteilungen zwischen Niederlassungen mit Gesellschaftern.
Erfasst werden müssen auch Kommunikationen zwischen verbundenen Unternehmen und Schreiben an Arbeitnehmer. „Sofern diese Vorraussetzungen erfüllt sind“, so Schicker, „kann auch eine Instant Message als rechtlich relevante Nachricht eingestuft werden, auf die sich die Archivierungspflicht erstreckt.“
Was bedeutet das für Unternehmen?
Bei der Definition von Handelsbriefen kommt es demnach nicht auf die Form an, sondern auf den Inhalt. Der Gesetzgeber hält sich bei der techschen Definition zurück und lässt den Anwendungsbereich dadurch auch für künftig relevante Kommunikationsformen offen. Sofern also via Instant Messaging Mitarbeiter steuerrechtlich relevante Inhalte verschicken, gilt die Archivierungspflicht. Stefan Schicker: „Es gibt dazu zwar noch keine höchstrichterliche Entscheidung, nachdem die Archivierung jedoch für viele Jahre vorgesehen ist, sollten Unternehmen kein Risiko eingehen.“
In der Praxis bedeutet das: Alle Dokumente müssen unverändert archiviert werden, mit geeigneten Retrieval-Techniken wieder auffindbar sein und in genau der gleichen Form, in der sie erfasst wurden, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Darüber hinaus muss das System dem Anwender die Möglichkeit geben, die gesetzlichen Bestimmungen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
Was droht Unternehmen, die dies versäumen?
Kommen Unternehmen den gesetzlichen Bestimmungen nicht nach, drohen Bußgelder oder sogar Haftstrafen. Letzteres ist in der Praxis bislang selten vorgekommen. Stefan Schicker: „Bei fehlender Archivierung kann es darüber hinaus zu Problemen bei der Steuererklärung kommen, Sofern die Unterlagen zum Nachweis einer ordnungsgemäßen Steuererklärung nicht ausreichen, weil wichtige Nachrichten nicht archiviert wurden, ist es denkbar, dass die Finanzbehörden den Steuerertrag schätzen. Auch sind manche Wirtschaftsprüfer nicht bereit, die Freigabe für eine Erklärung zu erteilen, wenn wichtige Unterlagen fehlen.“
Es besteht Handlungsbedarf
Bevor Unternehmen Skype, MSN und ähnliche Dienste installieren, sollten sie entscheiden, wie mit dem neuen Medium umgegangen wird. Nutzen Mitarbeiter das System auch EXTERN zum Beispiel für den Austausch mit Kunden, muss das Unternehmen diese Nachrichten aufbewahren. Dazu benötigt man ein Archivierungssystem, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und automatisch sämtliche Nachrichten speichert.
Bereits bei der Auswahl eines Instant-Messaging-Dienstes sollten Unternehmen daher auf Funktionen wie Archivierung, Filter und Scanning achten. Denn die Verantwortung für eine Fall-zu-Fall-Entscheidung, wann eine Nachricht geschäftsrelevant ist oder nicht, kann keinem Mitarbeiter übertragen werden.
Ohne diese Vorkehrungen bleiben zwei Alternativen:
- Die Unternehmensführung kann die Mitarbeiter anweisen, Instant Messages nur INTERN zu nutzen, oder die erlaubte EXTERNE Nutzung genau in einer Richtlinie festlegen.
- Oder man verbietet solche Dienste grundsätzlich.
Autor
SCHWARZ KELWING WICKE WESTPFAHL
Rechtsanwälte
Stefan C. Schicker, LL.M.
Rechtsanwalt, Solicitor (England and Wales)
stefan.schicker@skwlaw.de
Wittelsbacherplatz 1, 80333 München
Fon +49 (0)89 28640-232
http://www.skwlaw.de
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