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PRAXIS

Arbeitsalltag

Die 7 Punkte Ihres E-Mail-Entzugsprogramms

Gehen Sie auf Informations-Diät und setzen steigern Sie Ihre Produktivität um 200 %. E-Mails sind die größte Unterbrechung des modernen Lebens. Nichts hat Büroarbeit so verändert, wie E-Mail. Nach aktuellen Studien verbringt ein Angestellter durchschnittlich alleine 49 Minuten seines Arbeitstages nur mit der Pflege seiner E-Mails. Wer nichts tut, schreibt wenigsten viele E-Mails. Und wer etwas tun will, muss stattdessen E-Mails beantworten. Immer mehr Menschen, leiden unter der wachsenden Belastung durch zu viele Mails und dem vermeintlichen Druck, schnell antworten zu müssen.

Das ist nicht nur lästig, sondern verursacht für die betroffenen Unternehmen auch eine Menge Kosten und schlägt sich dementsprechend in den Unternehmensbilanzen nieder. So gibt es beispielsweise in der Schweiz Zahlen, die besagen, dass die Produktivität einer Firma um bis zu 40% sinkt, wenn Angestellte versuchen, parallel zur eigentlichen Arbeit die Mailkorrespondenz zu erledigen. Wer ständig neue Mails lese und beantworte, verliere die Fähigkeit, an dauerhaften Projekten zu arbeiten und könne sogar eine handfeste Informationssucht entwickeln, erklärt hierzu der amerikanische Psychologe Edward Hallowell. Deshalb ist Produktivität in einer digitalen Welt abhängig vom Verringern der E-Mails.

Die schnellste und effektivste Methode, die ich gefunden habe, um ein hohes E-Mail-Aufkommen zu kontrollieren, ist es, den Autoresponder entsprechend einzustellen. Darin können Sie festlegen, dass Sie Ihre E-Mails in Blöcken nur dreimal täglich oder weniger kontrollieren. Führen Sie diese Aufgabenblöcke grundsätzlich zu klar festgesetzten Zeiten durch (dazwischen sammeln Sie sie nur).

Ihr Erfolg im Zusammenfassen wird jedoch von zwei Faktoren abhängen:

Ihre Fähigkeit anderen beizubringen diese Intervalle zu respektieren, und - noch sehr viel schwieriger-
Ihre Fähigkeit sich selbst zu disziplinieren, Ihre eigenen Regeln zu befolgen.

Der wirklich schwere Teil ist natürlich sich selbst vom Posteingang fern zu halten. Gehen Sie auf eine strikte Informations-Diät und konzentrieren Sie sich statt auf Informations-Input auf Ergebnis-Output, Ihre Brieftasche und Ihre Freizeit werden es Ihnen danken. Starten Sie zu diesem Zweck den Tag grundsätzlich nicht mit dem E-Mail-Abruf, sondern mit Ihrer wichtigsten Aufgabe, die Sie sich für diesen Tag vorgenommen haben. Es scheint zwar so, als ob die Angewohnheit, kurz seinen Posteingang zu überprüfen, Sie beispielsweise unterwegs oder zwischen zwei Aufgaben nicht besonders aufhält.

Aber bedenken Sie: E-Mails sind immer eine Störung. Wenn man an etwas arbeitet ist es nie eine gute Idee, seine E-Mails abzurufen und somit gestört zu werden.

Am besten erstellen Sie eine Barriere: Stellen Sie das automatische Runterladen ihrer E-Mails aus, tragen Sie Ihr Handy nicht bei sich, wenn Sie zu einem Kunden gehen. Was auch immer es ist, dass es Ihnen schwerer macht Ihre E-Mails zu kontrollieren - Hauptsache es wird dadurch erschwert, dass Sie es trotzdem tun.

Lesen Sie auf der nächsten Seite über die 7 Punkte Ihres persönlichen E-Mail-Entzugsprogramms!

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